Veiligheidsplan

Wat is het veiligheidsplan?

Naast een plattegrond kun je per evenement een veiligheidsplan opstellen: het document dat gemeentes en veiligheidsregio's vragen bij een vergunningsaanvraag. Je vult negen hoofdstukken in en downloadt het resultaat als Word-bestand, zodat je er zelf nog in kunt werken voordat je het indient.

Het plan hoort bij hetzelfde evenement als je plattegrond en staat in hetzelfde dossier. Daardoor kan Eventplot een deel van de gegevens overnemen die je al op de kaart hebt gezet — zie gegevens uit je plattegrond.

Invullen kan op elk abonnement, ook gratis. Om het plan als Word-document te downloaden heb je een Basis-abonnement of hoger nodig, net als bij PDF-export en de BGBOP-controle.

Een veiligheidsplan starten

Open een evenement vanaf /events. Je komt dan op het dossier van dat evenement, met twee kaarten: één voor de plattegrond en één voor het veiligheidsplan. Klik op de kaart Veiligheidsplan om te beginnen.

Er is geen aparte "aanmaken"-stap: het plan bestaat zodra je het voor het eerst opent. Je landt op de overzichtspagina met de inhoudsopgave, je voortgang ("X van 9 hoofdstukken compleet") en onderaan de downloadknop.

Je hoeft de hoofdstukken niet op volgorde te doen. Elke hoofdstukkaart toont zijn eigen status: Nog niet gestart, Verder invullen of Compleet. Een hoofdstuk telt pas als compleet zodra je het hebt geopend én alle verplichte velden erin hebt ingevuld.

De negen hoofdstukken

Het plan volgt de indeling die veiligheidsregio's gewend zijn. De inhoudsopgave is gegroepeerd in drie blokken:

Basis

• 1. Inleiding & voorblad — coverafbeelding, wie het plan heeft opgesteld en een korte beschrijving van je evenement. De standaardinleiding staat er altijd boven en hoef je niet zelf te schrijven.
• 2. Organisatieprofiel — organisator, contactpersoon, veiligheidscoördinator, overige functies en het communicatieschema.
• 3. Evenementprofiel — start- en einddatum, locatie, openings- en sluitingstijd, programma, publieksomvang en bezoekerspiek, publiekseigenschappen, ruimtelijk profiel en weersinvloed.

Veiligheid

• 4. Toezicht & beveiliging — inzet van beveiliging, huisregels en toezichtmaatregelen.
• 5. Geneeskundige zorg — inzet EHBO, locatie van de EHBO-post en AED's, en opschaling naar professionele zorg.
• 6. Brandveiligheid — preventieve maatregelen, brandgevaarlijke stoffen, beginnende brand en ontruiming.

Terrein & voorzieningen

• 7. Verkeer & bereikbaarheid — bereikbaarheid voor hulpdiensten, parkeergelegenheid en fietsenstalling.
• 8. Facilitair & hygiëne — catering, aantallen sanitair (plaskruizen, toiletten, mindervalide toiletten, handwasgelegenheid) en drinkwater.
• 9. Risico's & maatregelen — de scenario's die op jouw evenement van toepassing zijn, met maatregelen per scenario.

Bovenaan elk hoofdstuk staat een blok "Waarom dit hoofdstuk?". Daar lees je kort waar de beoordelaar op let, zodat je weet wat er van je gevraagd wordt.

Velden invullen, opmaak en automatisch opslaan

Velden met een sterretje zijn verplicht voor de export. De rest mag je leeg laten; die verschijnt dan simpelweg niet in het document.

Bij de langere tekstvelden zit een kleine opmaakbalk met vet, cursief, onderstrepen, opsommingen en nummering. Die opmaak blijft behouden in het Word-bestand, dus een genummerd ontruimingsprotocol komt er ook als genummerde lijst in te staan.

Alles wordt automatisch opgeslagen terwijl je typt. Bovenin het hoofdstuk zie je de status: Automatisch opgeslagen, Opslaan… of Nog niet opgeslagen. Verschijnt die laatste, controleer dan je internetverbinding en laat het tabblad even openstaan tot het opslaan lukt.

Een deel van de velden is al voor je ingevuld op basis van je account en je evenement: opsteller, contactpersoon, e-mailadres, organisatienaam, datum, locatie en het verwachte aantal bezoekers. Je kunt die waarden gewoon overschrijven; wat jij invult wint altijd.

Gegevens uit je plattegrond

Een paar velden leest Eventplot rechtstreeks van je plattegrond. Die lijst is niet bewerkbaar: je past hem aan door de kaart aan te passen. Wel kun je er altijd een eigen aanvulling onder typen.

• Constructies (3.4) — podia, tenten en overkappingen, inclusief aantal en afmetingen, bijvoorbeeld "1 podium (10x8m), 2 tenten (6x12m)".
• Brandgevaarlijke stoffen (6.1) — foodtrucks waarvan je als energiebron gas hebt gekozen.
• Drinkwater (8.1) — het aantal drinkwaterkranen op de kaart.
• Parkeren en fietsenstalling (7.2) — staat er een parkeer- of fietsicoon op de kaart, dan wordt de vraag alvast op "ja" gezet. De beschrijving typ je zelf.

Bij de EHBO-post en de AED werkt het andersom: ontbreekt het icoon op je plattegrond, dan zie je een waarschuwing bij het veld. Je kunt het plan gewoon afmaken, maar het is een hint dat je kaart en plan nog niet met elkaar kloppen.

Pas je de plattegrond later aan, dan zie je dat bij het volgende bezoek aan het hoofdstuk terug. Zie ook iconen plaatsen.

Risico’s en maatregelen (hoofdstuk 9)

Hoofdstuk 9 werkt anders dan de rest. Je begint met een keuzelijst van zeventien scenario's, verdeeld over vier groepen: risico's van het activiteitenprofiel, het publieksprofiel, het ruimtelijk profiel en externe factoren. Denk aan brandgevaar, constructief falen, gedrang, een medisch incident, extreem weer of uitval van stroom.

Vink aan wat op jouw evenement van toepassing is. Voor elk aangevinkt scenario verschijnt een kaart met drie velden:

• Preventieve maatregelen — wat je doet om het scenario te voorkomen.
• Interventiemaatregelen — wat je doet als het toch gebeurt.
• Verantwoordelijke — wie er op dat moment aan zet is.

In elke kaart staat een "Denk aan"-hint met voorbeelden. Kies liever een paar scenario's die je goed uitwerkt dan alle zeventien half. Het hoofdstuk is compleet zodra elk aangevinkt scenario alle drie de velden gevuld heeft.

Coverafbeelding toevoegen

In hoofdstuk 1 kun je een coverafbeelding uploaden, bijvoorbeeld een foto van vorig jaar of je evenementlogo. De afbeelding verschijnt bovenaan de overzichtspagina van het plan en op het voorblad van het Word-document.

De afbeelding wordt automatisch bijgesneden naar een liggende banner, dus een vierkante of staande foto wordt niet uitgerekt. Kies bij voorkeur een foto waarbij het onderwerp in het midden zit.

Een coverafbeelding is optioneel. Zonder afbeelding krijg je een voorblad met alleen de titel en de documentgegevens.

Exporteren als Word-document

Onderaan de overzichtspagina staat de knop Genereer veiligheidsplan. Die wordt pas actief als alle negen hoofdstukken compleet zijn; tot die tijd zie je hoeveel hoofdstukken er nog te gaan zijn.

Downloaden is beschikbaar vanaf het Basis-abonnement (en Pro). Met een gratis account kun je het plan volledig invullen; onderaan de overzichtspagina zie je dan een upgrade-melding in plaats van de downloadknop. Zie limieten per plan.

Het Word-document bevat:

• een voorblad met de evenementnaam, start- en einddatum, locatie, de opsteller en je eventuele coverafbeelding;
• een inhoudsopgave met klikbare hoofdstukken en paginanummers, die je niet eerst hoeft bij te werken;
• de negen hoofdstukken met je eigen teksten en opmaak, plus compacte tabellen voor de feitelijke gegevens zoals contactgegevens en aantallen sanitair;
• een bijlagenpagina met een link naar de online plattegrond. Bij velden die uit de kaart komen staat dezelfde link, zodat de beoordelaar meteen kan meekijken.

Het bestand heet veiligheidsplan-[evenementnaam]-v[versie].docx en opent in Word, Google Docs, LibreOffice en Pages. Wil je een PDF? Sla het document dan vanuit je tekstverwerker op als PDF.

De link naar de plattegrond wijst naar de read-only weergave, dezelfde als bij delen. Wie de link heeft, kan de kaart bekijken maar niets aanpassen.

Versienummers en aansprakelijkheid

Elke download krijgt een oplopend versienummer. De eerste export is versie 1.0, de volgende 2.0, enzovoort. Het nummer staat samen met de exportdatum op het voorblad en in de voettekst van elke pagina, zodat je bij een overleg altijd kunt zien welke versie er op tafel ligt. Op de overzichtspagina staat "concept" tot je voor het eerst hebt gedownload.

Eventplot bewaart geen kopie van eerdere versies. Wil je die kunnen terugvinden, bewaar de gedownloade bestanden dan zelf.

Voordat je downloadt, verschijnt een korte bevestiging over aansprakelijkheid. De kern: het plan is opgebouwd uit de gegevens die je zelf hebt ingevuld. Je blijft als organisatie verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid daarvan en voor de uitvoering van de beschreven maatregelen. Controleer het document dus voordat je het deelt met de gemeente of hulpdiensten.